Cara Menghapus Baris Kosong di Excel – Menghapus baris kosong dalam kumpulan data Excel tidak sulit, tetapi Excel adalah satu-satunya versi yang menawarkan hasil yang dapat diprediksi.
Baris kosong mudah diperoleh–apakah Anda mengimpor data dari sumber asing atau memperkenalkannya sendiri selama proses input. Terlepas dari bagaimana Anda berakhir dengan mereka, yang terbaik adalah menghapus kumpulan data dari baris kosong. Excel menggunakan kosong untuk menentukan rentang, jadi fitur berbasis pilihan Excel tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan jika ada baris kosong di mana pun dalam kumpulan data Anda. Pada artikel ini, saya akan menunjukkan lima cara mudah untuk menghapus baris kosong.
Sebelum kita melangkah lebih jauh, saya memiliki peringatan: saat menghapus seluruh baris, berhati-hatilah. Mungkin ada data di luar layar yang tidak Anda lihat. Menghapus baris kosong di kumpulan data Anda juga akan menghapus data yang tidak terlihat di baris yang sama.
Saya menggunakan Excel 2016 (desktop) pada sistem Windows 10 64-bit. Tips Dapatkan & Transformasi Data hanya tersedia di Excel 2016. Jika Anda menggunakan versi yang lebih lama, jalankan pencarian cepat di Add-in Power Query. Kiat lainnya akan berfungsi di versi Excel yang lebih lama. Tak satu pun dari tips ini berfungsi di versi browser. Anda dapat bekerja dengan data Anda sendiri atau mengunduh file demonstrasi .xls dan .xlsx.
1. Dapatkan & Transformasikan Data
Fitur Get & Transform Data Excel menyediakan cara cepat untuk mengambil data. Saat melakukannya, ada beberapa cara untuk memanipulasi data, dan salah satunya akan menghapus baris kosong. Untungnya, ini mudah digunakan, tetapi membutuhkan objek Tabel; jika data Anda adalah rentang data normal, fitur akan mengonversi rentang untuk Anda–yang mungkin tidak Anda inginkan.
LIHAT: 13 pintasan entri data Excel yang praktis (PDF gratis) (TechRepublic)
Untuk memulai, klik di mana saja di dalam kumpulan data, dan klik tab Data. Kemudian, lakukan hal berikut:
- Dalam grup Dapatkan & Transformasikan Data, klik Dari Tabel/Rentang. Pada titik ini, Excel akan gagal menemukan seluruh kumpulan data karena baris kosong.
- Ubah rentang default ke A1:H20 (Gambar A), centang opsi Tabel saya memiliki header, dan klik OK.
- Excel akan meluncurkan Power Query Editor untuk mengambil data.
- Di grup Kurangi Baris (tab Beranda untuk Power Query), klik opsi Hapus Baris dan pilih Hapus Baris Kosong (Gambar B). Power Query akan menghapus baris kosong tetapi bukan baris dengan sel kosong.
- Klik Tutup & Muat dalam grup Tutup, dan Power Query akan menyalin kumpulan data yang diubah ke lembar baru di Excel. Pada titik ini, data adalah objek Tabel (Gambar C), yang dapat Anda konversi ke rentang biasa jika Anda mau.
Gambar A
Sesuaikan jangkauan.
Gambar B
Hapus baris kosong.
Gambar C
Power Query mengembalikan objek Tabel tanpa baris kosong.
Meskipun Anda dapat mengubah objek Tabel menjadi rentang normal, Anda belum mengubah asli Himpunan data. Itu mungkin perilaku yang akan mempengaruhi apakah Anda memilih fitur ini atau tidak.
2. Filter
Jika Anda ingin menghapus baris kosong dari kumpulan data asli, Anda dapat mencoba fitur Filter, tetapi berhati-hatilah. Anda harus memilih kolom filter dengan bijak. Kami dapat mengilustrasikan masalah ini paling baik dengan contoh cepat (menggunakan rentang biasa, bukan objek Tabel):
- Klik tab Data, lalu klik Filter di grup Urutkan & Filter.
- Gunakan dropdown ID Pesanan baru untuk memilih filter Anda: hapus centang pada opsi (Pilih Semua) lalu centang (Kosong), seperti yang ditunjukkan pada Gambar D. Jika opsi (Kosong) tidak tersedia, mulai dari awal tetapi pilih rentangnya terlebih dahulu.
Gambar D
Filter untuk yang kosong.
Di sinilah letak masalahnya (Gambar E). Karena tidak ada nilai ID Pesanan untuk catatan di baris 7, filter cocok dengan catatan itu. Baris tidak kosong, tetapi nilai ID Pesanan adalah. (Saya menghapus nilai ID Pesanan di baris 7 untuk membuat contoh lebih efektif.)
Gambar E
Filter ini cocok dengan semua rekaman yang nilai ID Pesanannya kosong.
Jika filter mengembalikan semua baris kosong, mudah untuk memilih kumpulan yang difilter dan tekan Ctrl+- (tombol minus). Saat Excel meminta Anda untuk menghapus seluruh baris, klik OK. Di sisi lain, jika Anda ingin menghapus hanya baris kosong dan menyimpan catatan yang tidak lengkap, Anda dapat memilih set baris yang tidak bersebelahan dengan menahan tombol Ctrl sambil mengklik header baris (lihat Gambar E). Kemudian, tekan Ctrl+-. Metode ini membutuhkan sedikit lompatan, tetapi berhasil dengan data asli.
3. Urutkan
Saran berikut ini sangat sederhana, tetapi memiliki konsekuensi–Anda akan kehilangan urutan asli data. Cukup urutkan kumpulan data berdasarkan abjad. Mari kita coba sekarang:
- Pilih A2:H20.
- Klik Urutkan dalam grup Urutkan & Filter (pada tab Data) untuk mengurutkan rekaman kosong ke bawah. Seperti yang Anda lihat di Gambar Fhasilnya tidak persis seperti yang Anda harapkan.
Gambar F
Kosong dalam ID Pesanan diurutkan ke bawah tetapi begitu juga catatan tanpa nilai ID Pesanan.
Jika Anda dapat hidup dengan hasil yang diurutkan, metode ini mungkin yang paling sederhana. Jika Anda perlu mengembalikan pesanan asli dan Anda memiliki kolom yang akan mengembalikan data ke urutan aslinya–meninggalkan baris kosong di bagian bawah dari pengurutan–penyortiran mungkin cocok untuk Anda. Masih banyak pekerjaan dan rumit oleh masalah baris yang tidak lengkap (sekarang baris 19) yang Anda lihat di Gambar F.
4. Pergi Ke
Anda dapat menggunakan fitur Go To Excel untuk memilih semua sel kosong dalam rentang yang dipilih. Jika hasilnya adalah baris kosong, Anda dapat menekan Ctrl+- untuk menghapus baris tersebut. Contoh kita sederhana, tetapi mari kita lihat apa yang terjadi:
- Pilih A2:H40.
- Tekan F5 lalu klik Spesial di dialog yang dihasilkan.
- Pilih Kosong (Gambar G) dan klik OK. Hasilnya ditampilkan dalam Gambar H–pilihan yang tidak bersebelahan yang mencakup dua catatan kosong dan tiga sel kosong tambahan.
Gambar G
Pilih semua yang kosong dalam rentang yang dipilih.
Gambar H
Pilihan kosong mungkin menyertakan sel kosong yang dicampur dengan baris kosong.
Sambil menahan tombol Ctrl, Anda dapat mengklik sel kosong untuk menghapusnya dari pilihan yang tidak bersebelahan lalu tekan Ctrl+- untuk menghapus hanya baris kosong. Sekali lagi, ini banyak pekerjaan, terutama jika Anda bekerja dengan kumpulan data yang besar. Namun, Anda bekerja dengan kumpulan data asli dan mempertahankan urutannya.
LIHAT: Manfaatkan kekuatan validasi data di Excel (PDF gratis) (TechRepublic)
5. Penglihatan
Sekarang, Anda mungkin menyadari bahwa Anda dapat dengan cepat membuat pilihan yang tidak bersebelahan dan menghapusnya–tetapi melakukannya akan bekerja paling baik saat kumpulan datanya kecil. Tahan tombol Ctrl dan klik sel header setiap baris kosong. Setelah Anda menambahkan semua baris kosong ke pilihan, tekan Ctr+-. Anda dapat menggunakan teknik pemilihan ini dengan sejumlah besar catatan, tetapi itu akan melelahkan.
Tetap disini
Dengan lima metode, Anda mungkin mengharapkan setidaknya satu untuk menyelesaikan pekerjaan seperti yang diharapkan dengan data asli, tetapi bukan itu masalahnya. Bulan depan, saya akan menunjukkan makro yang menghapus baris kosong dari rentang yang dipilih.
Kirimkan saya pertanyaan Anda tentang Office
Saya menjawab pertanyaan pembaca ketika saya bisa, tetapi tidak ada jaminan. Jangan mengirim file kecuali diminta; permintaan bantuan awal yang datang dengan file terlampir akan dihapus belum dibaca. Anda dapat mengirim tangkapan layar data Anda untuk membantu memperjelas pertanyaan Anda. Saat menghubungi saya, buatlah sespesifik mungkin. Misalnya, “Tolong pecahkan buku kerja saya dan perbaiki apa yang salah” mungkin tidak akan mendapat respons, tetapi “Bisakah Anda memberi tahu saya mengapa rumus ini tidak mengembalikan hasil yang diharapkan?” mungkin. Sebutkan aplikasi dan versi yang Anda gunakan. Saya tidak diganti oleh TechRepublic untuk waktu atau keahlian saya ketika membantu pembaca, saya juga tidak meminta bayaran dari pembaca yang saya bantu. Anda dapat menghubungi saya di susansalesharkins@gmail.com.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar