Cara Menemukan Data Duplikat di Excel

Cara Menemukan Data Duplikat di Excel – Cara pasti untuk membuat profesional akuntansi menghela nafas adalah dengan menyerahkan daftar Excel yang dibumbui dengan nilai duplikat. Untungnya, ada beberapa cara untuk mengidentifikasi nilai duplikat di spreadsheet Anda.

Memformat Nilai Duplikat secara Bersyarat

Katakanlah Anda ingin menentukan apakah ada duplikat yang muncul dalam daftar nomor faktur, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1:

1. Pilih rentang sel yang mungkin berisi nilai duplikat.

2. Pilih Conditional Formatting pada menu Home Excel.

3. Pilih Aturan Sel Sorotan.

4. Pilih Nilai Duplikat.

5. Fitur Pemformatan Bersyarat menawarkan pratinjau langsung, artinya nilai duplikat apa pun akan diberi kode warna. Anda dapat secara opsional menggunakan daftar drop-down kedua di kotak dialog Nilai Duplikat untuk menyesuaikan pemformatan sesuai keinginan Anda. Klik OK untuk mengidentifikasi nilai duplikat.

Gambar 1: Anda dapat mengidentifikasi duplikat dalam daftar dengan Pemformatan Bersyarat.

Pada titik ini Anda dapat menggunakan fitur Filter untuk hanya menampilkan nilai duplikat:

1. Pilih sel mana pun dalam daftar tempat Anda menerapkan pemformatan bersyarat

2. Aktifkan menu Data

3. Pilih perintah Filter

4. Klik panah filter untuk kolom yang memiliki pemformatan bersyarat

5. Pilih Filter berdasarkan Warna

6. Pilih warna dari daftar

7. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2, lembar kerja diciutkan menjadi hanya nilai duplikat

8. Klik panah filter untuk kolom yang memiliki pemformatan bersyarat

9. Pilih Clear Filter untuk menampilkan seluruh daftar atau klik perintah Clear pada menu Data

Gambar 2: Anda dapat memfilter daftar berdasarkan warna.

Ingatlah bahwa Pemformatan Bersyarat adalah lapisan pemformatan langsung yang telah Anda tambahkan ke bagian lembar kerja tersebut. Jika Anda menambahkan karakter tambahan ke salah satu nomor faktur duplikat, Anda akan melihat bahwa kode warna akan hilang dari sel itu dan sel duplikat sebelumnya.

Saat membersihkan duplikat dalam daftar dengan cara ini, saya suka mengklik perintah Terapkan Ulang pada menu Data, yang menerapkan kembali filter. Ini menyembunyikan nilai unik apa pun sehingga daftar hanya menampilkan nilai duplikat yang tersisa.

Mengidentifikasi Contoh Pertama dengan Filter Tingkat Lanjut

Keadaan bisa muncul di mana Anda ingin kode warna contoh pertama dari nilai yang diberikan:

1. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3, pilih sel mana saja dalam daftar Anda

2. Aktifkan menu Data di Excel

3. Klik Lanjutan di grup Sortir & Filter

4. Gunakan bidang Daftar Rentang dalam kotak dialog Filter Lanjutan untuk memilih rentang sel yang ingin Anda identifikasi nilai uniknya.

5. Klik kotak centang Unique Records Only di dalam kotak dialog Advanced Filter.

6. Klik Oke.

7. Pada titik ini hanya catatan unik yang akan ditampilkan, dan Status Bar Excel mencerminkan jumlah item unik. Secara opsional, terapkan pemformatan apa pun yang Anda inginkan, seperti warna isian.

8. Aktifkan kembali menu Data.

9. Klik perintah Clear untuk menampilkan kembali seluruh daftar. Jika Anda menerapkan pemformatan hanya contoh pertama dari nilai apa pun yang akan diberi kode warna, contoh kedua dan seterusnya tidak.

Gambar 3: Filter Lanjutan memungkinkan Anda menyembunyikan nilai duplikat dan hanya menampilkan catatan unik.

Hapus Duplikat

Sekarang setelah Anda memahami cara mengidentifikasi duplikat, mari kita lihat cara menghapus duplikat dari daftar. Istilah operatif dalam teknik pertama ini adalah “remove”, artinya fitur secara fisik menghilangkan nilai duplikat. Oleh karena itu, pastikan Anda terlebih dahulu membuat salinan daftar yang akan Anda proses jika Anda memerlukan kumpulan semua nilai yang utuh:

1. Pilih sel mana saja dalam daftar Anda.

2. Aktifkan menu Data.

3. Klik Hapus Duplikat.

4. Klik OK di kotak dialog Hapus Duplikat.

5. Klik OK pada prompt yang memberitahu Anda berapa banyak nilai duplikat yang ditemukan dan berapa banyak yang tersisa.

Klik Undo atau tekan Ctrl-Z jika Anda menyadari bahwa Anda telah berhasil menghapus duplikat dan membutuhkan daftar asli Anda kembali. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4, jika daftar Anda memiliki dua kolom atau lebih, Hapus Duplikat akan memperlakukan setiap baris sebagai satu catatan.

Gambar 4: Hati-hati karena Hapus Duplikat secara fisik menghapus item yang tidak unik dari daftar.

Fungsi UNIK

Jika Anda menggunakan Excel 2021 atau Microsoft 365, Anda juga dapat menghapus duplikat dengan fungsi lembar kerja. Tidak seperti sifat manual dari Remove Duplicates, fungsi UNIQUE bekerja secara real time dan secara dinamis menyajikan daftar item unik. Selanjutnya daftar asli Anda tetap utuh, karena UNIQUE menyediakan daftar nilai unik di lokasi terpisah di spreadsheet Anda. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5, fungsi UNIQUE memiliki tiga argumen:

• Array – rentang sel yang ingin Anda tampilkan nilai uniknya.

• By_col – argumen ini default ke TRUE yang berarti mengembalikan nilai unik dari kolom. Masukkan FALSE jika Anda ingin mengembalikan nilai unik dari seluruh baris.

• Tepat_sekali – Masukkan TRUE di sini untuk menampilkan item yang muncul dalam daftar tepat satu kali, atau FALSE untuk menampilkan salah satu dari setiap nilai unik tidak peduli berapa kali muncul dalam daftar.

Ingatlah bahwa by_col dan persis_once adalah argumen opsional yang hanya perlu Anda berikan saat dibutuhkan. UNIK selanjutnya akan mengembalikan #CALC! jika Anda menentukan TRUE untuk argumen persis_once tetapi tidak ada item yang muncul dalam daftar Anda tepat satu kali.

Fungsi UNIK adalah fungsi larik dinamis, artinya Anda hanya memasukkan rumus dalam satu sel, sedangkan hasilnya akan tumpah ke sel tambahan sebanyak yang diperlukan. Jika ada data yang menghalangi, atau jika Anda menimpa hasil dari fungsi UNIK maka #SPILL! kesalahan akan muncul, yang dapat Anda hapus dengan menghapus data asing dari area tempat UNIQUE ingin mengembalikan hasilnya.

Sebuah perbatasan akan muncul di sekitar area ini ketika Anda mengklik tombol #SPILL! kesalahan. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5 Anda dapat membungkus fungsi SORT di sekitar fungsi UNIQUE untuk secara otomatis mengurutkan daftar nilai unik Anda.

Gambar 5: Fungsi UNIK di Microsoft 365 dan Excel 2021 memungkinkan Anda menghapus duplikat melalui rumus.